Tugas 4 Organisasi dan Metode-

SOAL

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil ?

2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel ?

3. Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui ?

4. Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja, dan Prosedur Kerja ?

Jawab

1. Syarat komunikasi yang baik dan berhasil :

> Syarat utama untuk bisa berkomunikasi dengan baik hanya satu. Yakni kerelaan mendengarkan apa yang lawan bicara ucapkan. Tentu saja bukan mendengarkan secara pasif, namun secara aktif. Artinya, Anda memberi perhatian. Wujudnya bisa komentar, tanggapan, keterbukaan, dan juga berdiam diri.

> Usahakan agar kita sendiri mencapai keterangan yang lengkap. Yakni kita mengerti jelas apa yang sedang dibicarakan.

> Usahakan agar terdapat adanya kepercayaan pada kedua belah pihak. Kepercayaan sangat penting dalam hal berkomunikasi, terutama hal-hal yang sangat rahsia.

> Usahakan untuk mencapai dasar pengalaman yang sama.

> Gunakanlah kata-kata yang dikenal oleh masing-masing pihak.

> Usahakanlah agar perhatian pihak yang menerima intruksi tetap ada.

> Perhatikanlah hubungan-hubungan.

> Gunakanlah contoh-contoh dan alat-alat visual.

> Praktekanlah penangguhan reaksi.

> Prinsip komunikasinya harus benar.

2. Sebaiknya data yang sudah di simpan lebih baik di backup, agar apabila ilang atau pun rusak karena sesuatu jadi bias di pakai kembali. Dan juga melakukan pemeriksaan ulang pada data tersebut, sampai datanya benar.

3. Tahap-tahap Penyusunan Makalah/paper

- Persiapan

> Mengumpulkan dan membaca buku-buku untuk memilih dan menentukan topik;

> Membaca buku-buku untuk memperluas pengetahuan yang berhubungan dengan topik yang telah terpilih mengembangkan kerangka makalah

- Penulisan

> Kegiatan pengembangan kerangka makalah menjadi sebuah makalah

- Pemeriksaan (Revisi)

>Pemeriksaan terhadap isi dan penggunaan kata, kalimat, ejaan, dan tanda baca

Kerangka makalah/paper

BAB 1 PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

I.2 Permasalahan

I.3 Tujuan

I.4 Metode Pengumpulan Data

I.5 Sistematika

BAB 2 PEMBAHASAN

BAB 3 PENUTUP

III.1 Simpulan

III.2 Saran

DAFTAR PUSTAKA

4. Prinsip-prinsip dalam tata kerja, prosedur dan system kerja :

• Tata kerja, prosedur keja dan system kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan , fasilitas, peralatan, material, biaya dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
• Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi, jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.
• Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
• Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.
• Dalam penetapan tahap-demi tahap dalam rangkaian pekerjaan (misalnya soal prosedur surat keluar) maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul-betul terdapat saling hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke arah satu tujuan.
• Dan tiap-tiap tahap itu harus betul-betul merupakan suatu pekerjaan yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.
• Di samping itu harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan ketrampila tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas yang termaksud. Jadi ini dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja. Dengan kata lain prosedur kerja disusun bukena berdasarkan jumlah (quantity) tenaga kerja yang ada, melainkan berdasarkan skill (quality) tenaga kerja yang dibutuhkan untuk dapat menyelesaikan suatu bidang pekerjaan tertentu.

Tugas 3 Organisasi dan metode

1. Sebutkan gaya kepemimpinan yang saudara ketahui ?

2. Sebutkan manfaat dari organisasi informal ?

3. Sebutkan beberapa jenis bagan struktur organisasi ?

4. Jelaskan perbedaan dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja ?

Jawab

1. Gaya Kepemimpinan

Pada dasarnya di dalam setiap gaya kepemimpinan terdapat 2 unsur utama, yaitu unsur pengarahan (directive behavior) dan unsur bantuan (supporting behavior). Dari dua unsur tersebut gaya kepemimpinan dapat dikelompokkan menjadi 4 kelompok, yaitu otokrasi (directing), pembinaan (coaching), demokrasi (supporting), dan kendali bebas (delegating). Pada gaya kepemimpinan otokrasi, pemimpin mengendalikan semua aspek kegiatan. Pemimpin memberitahukan sasaran apa saja yang ingin dicapai dan cara untuk mencapai sasaran tersebut, baik itu sasaran utama maupun sasaran minornya. Pemimpin juga berperan sebagai pengawas terhadap semua aktivitas anggotanya dan pemberi jalan keluar bila anggota mengalami masalah. Dengan kata lain, anggota tidak perlu pusing memikirkan apappun. Anggota cukup melaksanakan apa yang diputuskan pemimpin. Gaya kepemimpinan pembinaan mirip dengan otokrasi. Pada gaya kepemimpinan ini seorang pemimpin masih menunjukkan sasaran yang ingin dicapai dan cara untuk mencapai sasaran tersebut. Namun, pada kepemimpinan ini anggota diajak untuk ikut memecahkan masalah yang sedang dihadapi.

2. organisasi informal

Organisasi infomal pada struktur oragnisasi tidak akan terlihat meskipun akan selalu mengikuti keberadaan organisasi fomal. Organisasi informal, merupakan kumpulan antar perseorangan tanpa tujuan bersama yang disadari, meskipun pada akhirnya hubungan-hubungan yang tak disadari itu untuk tujuan bersama. Organisasi informal ini keberadaamya tidak direncanakan tetapi terjadi secara otomatis karena hubungan antar perseorangan pada sesama anggota organisasi formal (perusahaan).

Jadi manfaat organisasi informal menirut saya sangat sangat berpengaruh pada dirinya sendiri karena bersifat antar pribadi, jadi semakin banyak orang tersebut melakukan sesuatu yang bersifat individu tapi bermanfaat bagi bersama.

3. Bagan organisasi:

• Segitiga Vertikal
• Segitiga Horosontal
• Kerucut Vertikal Horisontal
• Lingkaran
• Setengah lingkaran
• Oval

4. Tata kerja : merupakan cara pekerjaan yang benar dan berhasil guna atau biar mencapai tingkat efisien yang maksimal, agar mendapatkan kepuasan yang tersendiri.

Prosedur : merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.

Sistem : merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

organisasi dan metode 2

SOAL

1. Jelaskan Ruang lingkup ORMET ?

2. Mengapa uang bisa dijadikan sebagai motivasi dalam bekerja ?

3. Apa sebab timbulnya organisasi informal ?

4. Apa yang dimaksud dengan ‘JENDEA JOHARI’ ?

JAWAB

1. Seperti telah dibahas pada Materi pertama O&M bahwa fungsi O&M

adalah unit staf atau sebagai pelayan bagi manajer & administrasidalammelaksanakan fungsi manajemennya yaitu membantu secara teknis dan praktis dalam pelaksanaan teori O&M secara tepat.

Berikut yang mencakup Ruang Lingkup O&M :

+ Analisis Organisasi (Organizational Analysis)

+ Komunikasi dalam organisasi (Communication in Organization)

+ Tata kerja, Tata aliran, dan sistem (Work methods, procedur & System)

+ Pendayagunaan mesin kantor (Office mechine)

+ Pentingnya tata ruang kantor & penyusunan perencanaan (Office

layout and space planning)

+ Kesimpulan akhir (Final Conclusion)

2. Karena uang merupakan salah satu kebutuhan manusia, karena digunakan sebagai alat pembayaran yang sah, jadi semakin banyak keinginan seseorang yang berhubungan dengan uang, maka seseorang tersebut semakin bersemangat mencari uang.

3. Organisasi dapat dibagi menjadi 2 yaitu Formal dan Non-Formal. Sedangkan dari Formal dapat terbentuk lagi organisasi Informal (didalam formal) misal organisasi yang ada di universitas-universitas.

4. Johari Window atau Jendela Johari merupakan salah satu cara untuk melihat dinamika dari self-awareness, yang berkaitan dengan perilaku, perasaan, dan motif kita. Model yang diciptakan oleh Joseph Luft dan Harry Ingham di tahun 1955 ini berguna untuk mengamati cara kita memahami diri kita sendiri sebagai bagian dari proses komunikasi.

Tugas 1 organisasi dan metode

1. Sebutkan 6 sumber-sumber manajemen The Six M’s Manajement ?

2. Mengapa Market dan Methods tidak termasuk dalam sumber-sumber manajemen ?

3. Apa yang dimaksud dengan Efisien dan Efektif ?

4. Sebutkan kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam scope O & M ?

JAWAB

1. Enam (sumber-sumber) manajemen ( The Six M’s Manajement) :

v Manusia atau Tenaga Kerja (Man/Man Power)

v Uang atau Biaya (Money)

v Bahan-bahan atau Material (Materials)

v Mesin dan Peralatan (Mechines & Equipment)

v Tata kerja (Methods)

v Pasar (Market)

2. Dalam kegitan manajemen ke-6 sumber diatas mutlak diperlukan tetapi dalam sudut pandang O & M, Methods & Market tidak disebut sebagai sumber. Metode hanyalah cara yang dipergunakan sedangkan market adalah wahana untuk memperluas sasaran kegiatan.

3. - Efektivitas adalah pencapaian tujuan secara tepat atau memilih tujuan-tujuan yang tepat dari serangkaian alternatif atau pilihan cara dan menentukan pilihan dari beberapa pilihan lainnya. Efektifitas bisa juga diartikan sebagai pengukuran keberhasilan dalam pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan. Sebagai contoh jika sebuah tugas dapat selesai dengan pemilihan cara-cara yang sudah ditentukan, maka cara tersebut adalah benar atau efektif.

- Sedangkan efisiensi adalah penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimum. Efisiensi menganggap bahwa tujuan-tujuan yang benar telah ditentukan dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.

4. Kegiatan yang termasuk dalam scope O&M:

Organisasi dan Metode merupakan rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan factor-faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen yaitu mencapai tujuan apa yang telah ditetapkan. Berikut yang merupakan kegiatan manajemen :

Kegitan Manajemen :

· Planning (perencanaan)

· Organizing (pengorganisasian)

· Motivating (motivasi)

· Controlling (pengendalian)